Skrócenie czasu odprawy o 47% dla firmy z Gdyni
Zmieniliśmy sposób weryfikacji dokumentów przewozowych dla importera części zamiennych. Dzięki uporządkowaniu bazy kodów, odprawy przechodzą płynniej.
Klient zmagał się z notorycznymi opóźnieniami w procesie celnym, co generowało dodatkowe koszty magazynowe. Zespół Timotheeduran przejął kontrolę nad dokumentacją, aby wyeliminować błędy w kodach taryfowych.
Wyzwanie
Firma AutoParts Gdynia otrzymywała średnio 14 przesyłek miesięcznie. Każda z nich tkwiła w procedurach średnio 3,2 dnia roboczego. Głównym problemem była niekompletność dokumentacji od zagranicznych dostawców oraz nieaktualne kody HS używane przy zgłoszeniach celnych.
Pracownicy magazynu zgłaszali przestoje w produkcji przez brak komponentów na czas. Koszt jednego dnia postoju kontenera na terminalu wynosił 650 PLN, co przy 14 przesyłkach realnie obciążało budżet operacyjny firmy.
Podejście
Przeprowadziliśmy audyt archiwalnych 47 odpraw z ostatniego półrocza, aby zidentyfikować powtarzalne pomyłki. Zespół Timotheeduran wdrożył własny szablon weryfikacji danych, który wymusza kontrolę kodów taryfowych jeszcze przed wysłaniem wniosku do systemu.
Dodatkowo nawiązaliśmy bezpośrednią komunikację z działem zakupów klienta. Wprowadziliśmy system sprawdzania trasy przed wysyłką, co pozwoliło uniknąć konieczności robienia korekt w trakcie procedury celnej.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dla klienta prosty plik w formacie Excel, który synchronizuje dane z aktualnymi taryfami celnymi UE. Dzięki temu każdy pracownik AutoParts Gdynia może w 5 minut sprawdzić, czy dokumenty są kompletne przed przekazaniem ich do naszej agencji.
Załatwiamy to konkretnie — teraz przesyłki są przygotowywane do odprawy w modelu 24-godzinnym. Dokumenty gotowe na czas trafiają do urzędu bez poprawek, co zminimalizowało liczbę wezwań do uzupełnień.
Rezultaty
Dzięki usprawnieniu obiegu dokumentów, czas oczekiwania na zwolnienie towaru spadł znacząco, a przestoje magazynowe stały się incydentalne.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt historycznych dokumentów celnych
-
Kwiecień 2024Wdrożenie nowego szablonu weryfikacji kodów
-
Czerwiec 2024Pełna optymalizacja procesu z klientem
"Sceptycznie podchodziłem do zmian, bo poprzednia agencja twierdziła, że błędy w kodach to norma. Z Timotheeduran odprawy przechodzą bez zbędnych pytań, a oszczędności na postoju są widoczne w Excelu."