Usprawnienie obiegu dokumentów w handlu ze wschodem
Wdrożyliśmy system cyfrowej weryfikacji faktur, co ograniczyło liczbę błędów przy zgłoszeniach celnych.
Firma MaszynyRolnicze Sp. z o.o. zmagała się z opóźnieniami w odprawach celnych ze względu na nieścisłości w dokumentacji transportowej. Jako Timotheeduran wdrożyliśmy nowy protokół weryfikacji danych, który na stałe wyeliminował najczęstsze pomyłki w zgłoszeniach.
Wyzwanie
Klient importował części zamienne do maszyn żniwnych zza wschodniej granicy. Zespół finansowy klienta poświęcał średnio 6 godzin tygodniowo na ręczne poprawianie błędnie wystawionych faktur i certyfikatów pochodzenia towaru.
Przed naszą interwencją, około 47 na 100 przesyłek wymagało dodatkowych wyjaśnień w urzędzie celnym. Generowało to przestoje na magazynie sięgające nawet 3 dni, co w sezonie żniwnym było dla klienta niedopuszczalne.
Podejście
Nasz zespół w Gdyni przeprowadził audyt istniejącego obiegu dokumentów. Zauważyliśmy, że 83% błędów wynikało z ręcznego przepisywania kodów towarowych HS, które nie zgadzały się z załącznikami od dostawcy.
Stworzyliśmy autorską listę kontrolną dla spedytorów klienta oraz połączyliśmy nasze systemy przez prosty interfejs wymiany plików. Zmieniliśmy też przepływ informacji, aby faktury trafiały do nas przed fizycznym przekroczeniem granicy przez ładunek.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy cyfrowy system sprawdzania spójności faktur. Każdy dokument jest teraz skanowany pod kątem zgodności z bazą kodów celnych jeszcze przed wystawieniem deklaracji SAD.
Dodatkowo, przeszkoliliśmy dwóch pracowników klienta z zakresu poprawności dokumentacji przewozowej CMR. Teraz komplet dokumentów jest sprawdzany dwuetapowo, co pozwala nam wyłapać pomyłki w czasie rzeczywistym.
Rezultaty
Dzięki zmianom w procesie, obsługa zgłoszeń stała się przewidywalna, a czas oczekiwania na zwolnienie towaru spadł o blisko 40%.
Harmonogram
-
Luty 2024Audyt dokumentacji i analiza błędów
-
Marzec 2024Wdrożenie nowej listy kontrolnej
-
Kwiecień 2024Szkolenie zespołu klienta z obsługi
-
Maj 2024Finalizacja wdrożenia i monitorowanie wyników
"Sceptycznie podchodziłem do zmian, bo papierologia to u nas zawsze był problem. Teraz 88.5% spraw przechodzi bez dodatkowych telefonów z granicy. Załatwiamy to konkretnie."