Jak przygotować dokumenty celne w 3 dni

Dlaczego standardowa ścieżka trwa 7 dni?

Większość firm w Gdyni i okolicach traci czas na przesyłanie skanów e-mailem, które potem giną w folderach odbiorczych. Gdy dokumenty są niekompletne, pracownik urzędu celnego wstrzymuje proces i prosi o korekty. Takie poprawki trwają średnio 2-4 dni robocze, co całkowicie paraliżuje logistykę towaru.

Z naszego doświadczenia wynika, że 67% opóźnień na granicy wynika z błędnych kodów taryfowych lub brakujących pieczątek na fakturach handlowych. Jeśli raz wyślesz źle opisany ładunek, systemy celne wychwycą to automatycznie przy kolejnej próbie, tworząc jeszcze większe kolejki do wyjaśnień.

Błędy w dokumentacji na starcie to gwarancja przestoju na granicy. Załatwiamy to konkretnie.

Klucz do szybkości: weryfikacja kodów taryfowych

Najważniejszą częścią naszej pracy w Timotheeduran jest sprawdzenie kodów towarowych przed wysyłką. Zbyt często klienci zgłaszają się do nas z kodami, które nie pasują do aktualnych wymogów prawnych. Poprawne przypisanie kodu HS to kwestia godziny pracy, ale oszczędza 3 dni nerwów przy kontroli granicznej.

W ostatnim kwartale pomogliśmy 43 naszym klientom skorygować taryfy, co przełożyło się na płynniejszy przepływ towarów. Jeśli twój towar ma niejasne przeznaczenie, najlepiej skonsultuj to z nami wcześniej. Nie czekaj, aż celnik sam dopisze kod na terminalu.

Cyfrowy obieg to nie luksus, to konieczność

Odeszliśmy od papierowego obiegu w 2021 roku. Teraz wszystkie pliki trafiają do naszego zabezpieczonego systemu, gdzie weryfikujemy je w czasie rzeczywistym. Klient dostaje powiadomienie o błędzie w ciągu 2 godzin od przesłania pliku. To daje nam czas na poprawkę przed wysłaniem odprawy do urzędu.

Dzięki temu podejściu, skróciliśmy średni czas przygotowania dokumentów dla stałych klientów z 7 do 3 dni. W praktyce oznacza to, że ciężarówki ruszają z naszego terminala w Gdyni bez zbędnych postojów. Dokumenty gotowe na czas to nasza dewiza, której trzymamy się od 8 lat.

Cyfryzacja nie musi być trudna. Wystarczy, że każdy dokument przejdzie przez naszą szybką ścieżkę weryfikacji.

Co zrobić dzisiaj, żeby zaoszczędzić jutro?

Sprawdź dokładnie fakturę proforma. Czy zawiera wagę netto, brutto i warunki Incoterms? Brak tych danych to najczęstszy powód, dla którego wstrzymujemy odprawy. Jeśli potrzebujesz wsparcia, zadzwoń do naszego biura przy ul. Morskiej 121 w Gdyni pod numer +48 58 660 30 11.

Pamiętaj, że celnik nie jest twoim wrogiem, ale wymaga pełnej dokumentacji. Jeśli dostarczysz nam kompletne dane rano, często jesteśmy w stanie wygenerować zgłoszenie jeszcze tego samego popołudnia. Nie komplikujmy tego, co może być proste.